新型コロナウィルスとPTAのIT活用～保護者・学校、マンション理事会の協力

新型コロナウィルス対策として、企業では、テレワークが推進されて久しくなりましたが、PTAでもその対応が求められました。 具体的には、PTAの役員会議をどうするか。また、時節柄、来期PTA役員の決定、来期計画の素案策定、総会の実施とタスクが山積みなタイミングでした。そのため、なかなか難しい判断を求められました。

■PTA内のコミュニケーション １．PTA役員内のコミュニケーション 既に、役員内ではサイボウズ・ライングループ、会員内ではホームページ（WIX）を利用していました。ちょうど、今期から、line公式アカウントの運用をはじめかかけていました。 役員内に関しては、文章のやり取りは既存ツールでできていましたが、やはり、会議となるとF2Fの会議でしか実施しておりませんでした。 そこで、学校休業後子供向けの読み聞かせで実施していたZOOMをPTAの役員会議で使うことにしました。

上記は、ZOOMのレコーディング昨日から抜粋した画面なのですが、オンライン会議の様子をレコーディング保存されます。 ここでは、会議で利用した機能を紹介します。

①会議の設定通知 会議を設定すると、以下のようなURLが発行されるので、サイボウズやラインなどで会議出席メンバーにお知らせします。

浅見 純一郎さんがあなたを予約されたZoomミーティングに招待しています。 トピック: 2020年度本部役員顔合わせ 時間: こちらは定期的ミーティングです https://zoom.us/j/（XXXXXXXX)?pwd=（XXXXXXXX) ミーティングID: （XXXXXXXX) パスワード: （XXXXXXXX)

(他のツールとの違い） 今回は、オンライン会議のツールとしてZOOMを使ったのですが、世の中にはマイクロソフトのTeams・SkypeやGoogle Meetなどがあります。Zoomの優位性としては、この通知の方法が使いやすいと思います。他のツールは、マイクロソフトやグーグルのカレンダーと連動しており、カレンダーツールからアプローチを基本としていて、仕事ではないこともあり心理的に？面倒くさいと感じます。

②画面の共有 こちらに関しては、ツール差はあまりないと思いますが、資料の画面共有ができます。 また、ZOOMにはホワイトボード機能と画面内に文字や絵を記載する機能があるので、画面の資料上で補足するには便利機能かと思います。

③参加者の画面やマイクの制御 会議中にマイクをつけっぱなしにしていたり、実際にはなかったのですが、油断した姿の画面が共有されてしまった場合、管理者側でミュートなどの制御ができます。ZOOMの場合は、参加者全員のミュートなどができるので、管理しやすい印象です。

④多数決（賛否の確認） 会議内容によっては、賛成反対の数を数える必要がありました。 ZOOMには投票機能や、手を挙げる機能があるのですが、使い勝手がまだわからないところもあり、チャットの機能を使って賛成、反対の表明を各人にしてもらいました。 こちらに関しては、研究の余地ありです。 だいたい上記の機能を使ってPTAの会議を運営しました。ツール的には、訴状に上げた３つのツールでは、それぞれで運営できないこともないと思いますが、Google MEETは、もともとハングアウト、Microsoft　Teamsは、もともとスカイプとテレビ電話からの進化ツールのため会議実施となるとZOOMのほうが使いやすいと思います。 以上は、ツールの紹介ですが、もう一つ大事なのは、いわゆるファシリテーター・進行役が、混乱なく進行できるかがポイントです。PTAの役員会では、「同時に発言するのはやめましょう！」など会議の初めにアナウンスしたこともあり、ストレスなく実施できたと思います。 実際のF2Fの会議だと、議論が２つのグループに分かれてしまったり、プロジェクタに映っている資料が見えなかったりしますが、オンライン会議では、目の前の資料をみんなが見ることができ、集中した会議運営になったかと思います。 ２．PTA会員内のコミュニケーション 前述のように、会員内のコミュニケーションとしてWIXを使い始めました。かつては wordpress を使っていたのですが、運用を考えるとサービスのみの管理をする方がいいと思い変更いたしました。

さて、先のZOOMを使った役員会にて、以下のような決定事項がありました。 1. 各種会議は規模に応じ、オンライン会議を利用します。 2. 2020 年度のクラス委員選出、現時点で未定の委員会三役の選出については行いません。 3. 2020 年度の定期総会は書面表決とします。 4. 各種イベントなどの実施については、内定している 2020 年度役員と学校で検討いたします。 5. PTA 予算および、2020 年度の PTA 会費については通常どおり徴収する 詳細は、こちらのPTAだよりに記載していますが、各議案に対して先に説明した方法でZOOM上で多数決で決定しました。 上記の３ですが、具体的には、議案書をホームページ上に掲載し、Googleフォームを使って各議案に対して議決権行使できるフォームを用意して各会員が投票。開票作業をZOOM上で本部役員立会いのもと票の確定。そして、その結果をホームページに掲載。 なお、各会員の投票ですが、学校からの一斉メール、今期から運用を開始した公式ラインアカウント、そして、WIXに具備している新着情報をメールで発信する機能を併用して、リマインドをしました。 なお、公式ラインアカウントに関しては、まだ会員への知名度が低かったので、学区内のほとんどのマンションにご協力を得て、案内の掲示物を掲示させていただきました。ありがたいです。 その結果、通常以上の投票率（６０％以上）で、多くの保護者及び教職員に協力を得ることができました。

■総括 新型コロナウィルスをきっかけに、ほぼ１か月のうちに有事対応したわけですが、比較的スムーズに実施できました。それは、日頃の役員の方々の対応や地域の協力がベースにあったからだと思います。 直接的には、今年はITリテラシーのとても高いメンバーがいて、ZOOMのファシリテート、総会のエクセルでの集計、WIXや公式ラインアカウントの運営がスムーズにできたことが大きいのですが、それ以外にも、法律法務的に長けたメンバーの書面決議の有効性に対する助言、各マンションへの掲示の依頼と各マンション理事会のご協力、そして、各メンバーによる議案書策定の議論があっての素晴らしいな有事対応だったと思います。実は、ZOOMを利用した役員会は、議案内容が盛りだくさんでトータル８時間以上もかかってしまいました。ボランティアにもかかわらず参加いただいた本部役員、委員長、そして先生には感謝です。 まだ、非常事態宣言の東京。世の中もどうなるかわかりませんが、PTAも臨機応変に対応しなくてはいけないと思います。ただ、新役員も一般の保護者学校も協力的なので、何とかなるかなと思っています。